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Parecer n.º E-11/03

1.- A Exma. Sra. Dra. A. deu a conhecer ao Senhor Bastonário da Ordem dos Advogados que o Governo Civil de S., no que respeita ao licenciamento do exercício da actividade de exploração de máquinas de diversão (Decreto-Lei nº 310/2002 de 18 de Dezembro, antes disciplinado pelo Decreto-Lei nº 316/95 de 28 de Novembro), estribando-se na distinção a fazer entre “certificação” e “autenticação” de documentos, não aceita fotocópias dos documentos referidos no art. 21º daquele Decreto-Lei em vigor cuja conformidade com os originais se mostre conferida e certificada por advogado, nos termos do que passou a dispor o Decreto-Lei nº 28/2000 de 13 de Março.

2.- Não se conhecem os argumentos concretos utilizados pelo Governo Civil de S. para fundamentar aquela decisão, nem os termos da distinção que se diz ter efectuado entre a certificação e autenticação de documentos. Tal conhecimento afigura-se, todavia, desnecessário para a resposta à questão que foi dada conhecer.

3.- O nosso Código Civil distingue duas modalidades de documentos: os autênticos e os particulares (art. 363º, nº 1). Prevê aquele compêndio legal que os documentos particulares serão havidos como autenticados quando confirmados pelas partes, perante notário, nos termos prescritos nas leis notariais (nº 3 do mesmo preceito).
No que tange à força probatória dos documentos, determina o art. 377º do Código Civil que os documentos particulares autenticados nos termos da lei notarial têm a força probatória dos documentos autênticos, embora não os substituam se a lei exigir, para a validade do acto, documentos desta natureza.
Ainda quanto à força probatória, prevêem os arts. 386º e 387º do referido Código que as públicas-formas (cópias de teor, total ou parcial, expedidas por oficial público autorizado e extraídas de documentos avulsos que lhe sejam apresentados para esse efeito) e as fotocópias de documentos (cópias fotográficas de documentos – arquivados em notários ou noutras repartições públicas ou mesmo estranhos a esses arquivos) têm a força probatória do respectivo original.

4.- Por sua vez, a autenticação de documentos particulares vem regulada, em secção própria (Secção VII do Capítulo II) nos arts. 150º a 152º do Código do Notariado.
Outra secção daquele mesmo Capítulo II (Actos notariais em especial) – Secção IX – dispõe sobre “Certificados, certidões e documentos análogos”. Ora, a subsecção III desta referida Secção IX regula as certidões, as públicas-formas e a conferência de fotocópias.
Como é manifesto, há, efectivamente e em bom rigor, uma distinção clara entre autenticação e certificação de documentos. Como a há entre estas realidades e as públicas-formas.
O certo é que os termos têm sido confundidos e utilizados indiscriminadamente e de forma incorrecta pelo próprio legislador.
Todavia, a distinção mostra-se irrelevante para a situação em apreço, que se centra no valor probatório das fotocópias de documentos.

5.- O já referido art. 387º do Código Civil, no que concerne às “Fotocópias de Documentos”, estipula no seu nº 2 que as cópias fotográficas (leia-se, fotocópias) de documentos estranhos aos arquivos mencionados no número anterior (arquivos de repartições notariais ou doutras repartições públicas) têm o valor de pública-forma, se a sua conformidade for atestada por notário, aplicando-se o disposto no art. 386º daquele Código.
Por seu turno refere este artigo que as púbicas-formas têm a força probatória do respectivo original (só não a terá se a parte contra a qual forem apresentadas requerer a exibição desse original e o mesmo não for apresentado ou, sendo-o, não se mostrar conforme essa pública-forma).
De acordo com o Código do Notariado (arts. 171º, nº 1, e 166º, nº 1), a pública forma de documentos apresentados é extraída pelo notário por meio de fotocópia ou outro modo autorizado de reprodução fotográfica.

6.- Ora, a denominada fotocópia “certificada” ou “autenticada” tem que ser considerada, para efeitos probatórios, uma pública-forma.
Até à entrada em vigor do Decreto-Lei nº 28/2002 de 13 de Março, os notários tinham a competência exclusiva da conferência de fotocópias e da atribuição de pública-forma aos documentos que lhe eram apresentados para o efeito.
Aquele Decreto-Lei veio conferir competência para a conferência e certificação de fotocópias também às Juntas de Freguesia, aos CTT – Correios de Portugal, S. A., às câmaras de comércio e de indústria, aos advogados e aos solicitadores.
E o nº 5 do art. 1º desse Decreto-Lei, veio expressamente determinar, para que dúvidas não subsistissem, que “As fotocópias conferidas nos termos dos números anteriores têm o valor probatório dos originais”.

7.- As fotocópias de documentos conferidas e certificadas por advogados – desde que os originais sejam os adequados aos fins pretendidos – têm, para esse fim, o mesmo valor probatório que aqueles e não podem ser recusadas.
Assim o impõem os citados preceitos do Código Civil e do Código do Notariado, bem como o transcrito nº 5 do art. 1º do Decreto-Lei nº 28/2002 de 13 de Março.
Pelo que, com cópia deste Parecer – se aprovado –, deverá o Exmo. Senhor Bastonário enviar comunicação ao Governo Civil de S. (e à Câmara Municipal de S. – agora a entidade licenciadora do exercício da actividade de exploração de máquinas de diversão por força do Decreto-Lei nº 310/2002 de 18 de Dezembro) exigindo a observância do disposto naqueles mencionados preceitos legais.

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