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Parecer N.º E-08/06

ASSUNTO:Regime de Reconhecimento de Assinaturas e Autenticação e Tradução de Documentos.

O Objecto da Consulta
1 – Por requerimento dirigido ao Senhor Bastonário, recebido no Conselho Geral em 14.SET.2006, uma sociedade de advogados, solicita, nos termos do disposto na alínea d), do n.º 1, do art.º 45º do EOA, pronúncia “ acerca do procedimento correcto a adoptar no que respeita à informação a apor no documento que formaliza o acto de reconhecimento ou certificação, bem como da necessidade em fazer juntar o documento comprovativo gerado pelo site da Ordem dos Advogados”.

2 – São, assim, colocadas duas questões:
I – informação a apor no documento que formaliza o acto do advogado de reconhecimento de assinaturas, de autenticação de documentos e de certificação ou realização e certificação de tradução de documentos; e
II – necessidade ou não de juntar ao documento que formaliza aquele acto do advogado o documento comprovativo do registo informático gerado pelo site da O.A.

3 – Refere a sociedade impetrante que a razão de ser do requerimento em apreço está no facto de que “…algumas entidades administrativas, designadamente Conservatórias do Registo Predial, Comercial e Automóvel têm vindo a recusar o reconhecimento de assinaturas e a certificação de documento invocando que para além do número de registo informático, o reconhecimento/certificação deverá ser acompanhado pela impressão do documento comprovativo do registo informático efectuado no site da Internet;”

E adianta que “Embora o quadro normativo seja omisso, à partida, entendemos que tal formalismo não será aplicável, sob pena de não fazer qualquer sentido…” o disposto no n.º 2 do art.º 4º da Portaria n.º 657-A/2006, de 29 de Junho e ainda que entende que “…não há qualquer obrigação por parte do Advogado em juntar ao documento que formaliza o acto qualquer comprovativo impresso do registo informático.”

4 – Temos conhecimento que outras situações problemáticas se têm verificado em torno dos actos previstos no n.º 1 do cit. art. 38º do Dec-Lei n.º 76-A/2006, de 29 de Março, embora com outros contornos, cabendo agora, porém, tratar apenas das duas questões enunciadas em 2.

O regime jurídico aplicável
5 – A matéria em apreço encontra-se fundamentalmente regulada nos nºs 1 e 3, do art.º 38º do Dec-Lei nº 76-A/2006, de 29 de Março e no art.º 4º da Portaria n.º 657-B/2006, de 29 de Junho, prevista na parte final daquele n.º 3, portaria esta que estabelece a regulamentação do registo informático dos actos praticados pelos advogados ao abrigo daquele art.º 38º.

6 – O n.º 1 desse art. 38 dispõe que os advogados, além de outras entidades, têm competência para (1) fazer reconhecimentos de assinaturas, (2) autenticar documentos particulares e (3) certificar, ou fazer e certificar, traduções de documentos, nos termos da lei notarial.

E o seu n.º 3 condiciona a validade desses actos a registo em sistema informático, dispondo que os actos previstos no n.º 1 apenas podem ser validamente praticados pelos advogados “mediante registo em sistema informático, cujo funcionamento, respectivos termos e custos associados são definidos por portaria do Ministro da Justiça.”.

7 – A dita Portaria n.º 657-B/2006, no art. 1.º (Registo Informático) vem reiterar que a validade dos referidos actos depende de registo em sistema informático; no art. 2º (Competência para o desenvolvimento e gestão do sistema informático), dispõe que a competência para o desenvolvimento e gestão desse sistema informático de registo incumbe, neste caso, à O.A., que deve garantir os meios de segurança necessários à sua correcta utilização, designadamente mediante o uso de meios de autenticação das pessoas que acedem ao sistema e de soluções informáticas que impeçam a alteração dos registo e no art. 3º (Dados recolhidos) define quais são os elementos que devem ser registados no sistema informático relativamente a cada um dos actos em causa, enumerando-os da seguinte forma:
a) Identificação da natureza e espécie dos actos;
b) Identificação dos interessados, com menção do nome completo e do número do documento de identificação;
c) Identificação da pessoa que pratica o acto, ou seja, do advogado;
d) Data e hora de execução do acto; e
e) Número de identificação do acto.

8 – Finalmente, no art. 4º, sob a epígrafe Execução do registo, a Portaria dispõe que
“ 1 – O registo informático é efectuado no momento da prática do acto, devendo o sistema informático gerar um número de identificação que é aposto no documento que formaliza o acto.”
“2 – Se, em virtude de dificuldades de carácter técnico, não for possível aceder ao sistema no momento da realização do acto, esse facto deve ser expressamente referido no documento que o formaliza, devendo o registo ser realizado nas quarenta e oito horas seguintes.”.
9 – Nota-se que a Portaria não prevê qualquer documento comprovativo do registo do acto gerado pelo sistema informático do registo da Ordem dos Advogados. Prevê apenas que o sistema informático gera um número de identificação e impõe que esse número seja aposto no documento que formaliza o acto.
Mas não define como é que essa aposição deve ser feita.
10 – Daqui decorre, por um lado, que não prevendo a Portaria que seja gerado qualquer documento com número de identificação do acto praticado, mas apenas um número de identificação, não se vê como é que a entidade a quem esse acto é apresentado possa exigir aquilo que a própria lei não exige, nem prevê, ou seja o documento comprovativo gerado pelo sistema informático da Ordem dos Advogados.
Por outro lado, o que decorre do disposto no n.º 1 do cit. art. 4º é que seja aposto o número de identificação do respectivo registo informático no documento que formaliza o acto, mas não que seja também junto o documento que pode ser extraído do sistema com esse número impresso, pelo que, também por falta de previsão legal, não é exigível tal documento.

11 – Aliás, como se pode ler, no site da Ordem, na área Reservada, em Registos de autenticações e certificações – Perguntas Frequentes, no n.º 5 “ O comprovativo gerado pelo sistema de registo, por si só, não autentica, não certifica, não reconhece uma assinatura; apenas comprova a realização do registo tornado obrigatório pelo artigo 38.º do Decreto-lei n.º 76-A/2006, de 29 de Março.” – o sublinhado é nosso.
Mas a lei, quando confia nos advogados, e noutras entidades idóneas, para a prática dos actos previstos no n.º 1 do cit. art. 38º, não os submete a um regime de controle ou de comprovação da regularidade desses actos, pelo que não é legítimo exigir-se-lhe que, para além da indicação do número de identificação do registo informático, um documento comprovativo desse registo.
12 – Acresce, finalmente, que em caso de dificuldade de carácter técnico de acesso ao sistema informático no momento da realização do acto, o acto é válido mesmo sem o registo, desde que esse facto seja expressamente referido no documento que o formaliza, substituindo o número de identificação do registo, devendo nesse caso o registo ser efectuado nas 48 horas seguintes.
É óbvio que neste caso não haveria sequer possibilidade de juntar qualquer documento comprovativo do registo, sendo certo também que não parece ser nessa hipótese que a questão do documento comprovativo se suscita.


CONCLUSÕES:
1 – A Portaria n.º 657-B/2006, de 29 de Junho, no n.º 1 do seu art. 4º impõe que seja aposto o número de identificação do respectivo registo informático no documento que formaliza o acto, mas não que seja também junto o documento que pode ser extraído do sistema com esse número impresso, pelo que, por falta de previsão legal, não se afigura ser exigível tal documento.

2 – Por outro lado, aquela Portaria não prevê que seja gerado qualquer documento com número de identificação do acto registado, mas apenas um número de identificação desse registo, pelo que se a própria lei não exige, nem prevê, qualquer documento comprovativo gerado pelo sistema informático do registo, tal documento não poderá ser exigido por quem quer que seja a quem for exibido o documento que formaliza o acto.

À Sessão do Conselho Geral
Tavira, 5 de Novembro de 2006
Carlos Santos
Vogal do Conselho Geral da Ordem dos Advogados

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