Parecer Nº 11/PP/2018-C

Processo de Parecer n.º 11/PP/2018-C

 

Requerente: Dra. IF (…)

Objecto: Escritório de advocacia – natureza e requisitos

 

I -

 

Por requerimento que dirigiu ao Senhor Presidente do Conselho Regional de Coimbra da Ordem dos Advogados, datado de 7 de Março de 2018, a Exm.ª Senhora Advogada Drª. IF (…), com escritório em (…), solicitou a emissão de parecer sobre a possibilidade desta arrendar um gabinete com sala de reunião para exercer advocacia no mesmo local onde uma clínica de medicina do trabalho presta também serviços. Refere que a clínica em causa apenas utiliza o espaço uma ou duas vezes por semana, e que apenas seria de uso comum à Requerente e à dita clínica a entrada da fracção e uma sala de espera, sendo o objectivo da partilha de espaço a repartição de custos. Esclarece ainda a Requerente que o seu gabinete é totalmente independente e defende que a sua pretensão não viola os deveres ético-deontológicos do exercício da advocacia.

 

Considerando que se encontram reunidos todos os pressupostos para emissão deste Parecer, e que a questão é, territorial e hierarquicamente, assunto sobre o qual este Conselho Regional se deve pronunciar (art.º. 54º, nº1 al f) do Estatuto da Ordem dos Advogados), foi este processo entregue à aqui Relatora.

 

II –

 

Nos termos do artigo 91º al. h) do Estatuto da Ordem dos Advogados (adiante designado por EOA), é dever do advogado “manter um domicílio profissional dotado de uma estrutura que assegure o cumprimento dos seus deveres deontológicos, em termos a definir por deliberação do conselho geral”.

 

A norma atrás referida é nesta sede convocada por ser a que, na nossa opinião, serve de base à apreciação da questão suscitada pela Advogada Requerente, pois nela se prevê o “ o dever de manutenção de domicilio profissional digno e capaz de garantir um exercício da advocacia de acordo com as regras deontológicas, designadamente tendo em vista a proibição de angariação de clientela, a proibição de partilha do espaço profissional com quem não seja advogado, advogado estagiário ou solicitador, a preservação do sigilo profissional e a dignidade da profissão, prevendo-se que o Conselho Geral venha a regulamentar este domínico”[1]

 

Diga-se, seguindo o entendimento da jurisprudência da Ordem dos Advogados que “o escritório de advogado é o espaço físico onde está localizada a organização de meios utilizada pelo advogado no exercício da sua profissão que corresponde ao “domicílio escolhido como centro da sua vida profissional” - cf. n.º 1 do art. 179.º do EOA e n.º 1, do art. 9.º do Regulamento de Inscrição de Advogados e Advogados Estagiários.
Este espaço e organização de meios não tem tradicionalmente, atenta a natureza liberal e fortemente personalizada da actividade que ali se exerce, aptidão funcional própria e autónoma face ao seu titular”[2]

 

Não se extrai, contudo, da norma da al. h) do art. 91º do EOA, a definição das características essenciais ou obrigatórias de um escritório de advogado, tendo sido entendido que o Conselho Geral ainda não veio a regulamentar a matéria, alegadamente pela “dificuldade que representa estabelecer um denominador mínimo (obrigatório) que se mostre adequado a formas tão heterogéneas de exercício da advocacia: prática isolada, prática em associação com partilha de despesas e meios, prática em sociedade, prestação de serviços em exclusividade, advogados de empresa, etc”[3]

 

Parece-nos contudo ser inevitável concluir que o espaço físico do escritório de um advogado tem de ter condições que assegurem o cumprimento dos seus deveres deontológicos, quer no que respeita à sua estrutura interna e organização e, também, na sua estrutura externa (local ou configuração).[4]

 

Ensina-nos Carlos Mateus que “que o Advogado tem de possuir uma instalação fixa, autónoma e apetrechada com os instrumentos mínimos para poder exercer cabalmente as suas funções e preservar o segredo profissional da identidade, documentos, valores e dossiês dos clientes.”[5]

 

Isto porque “ o local de exercício da actividade do advogado deve permitir a este executar adequadamente o patrocínio que o seu cliente lhe confiou, mas não só. Do mesmo passo há-de estar dotado das características adequadas a garantir o cumprimento do complexo de deveres a que o advogado está sujeito, designadamente: para com a Administração da Justiça e a sociedade; para com a Ordem dos Advogados; para com os Colegas e para com todos os seus interlocutores no exercício da profissão - cfr., entre outros, os arts. 83.º, 85.º, 89.º e 90.º todos do EOA”[6]

 

Estará, pois, em causa, nomeadamente, a independência do advogado, o segredo profissional e, ainda, a (proibição de) angariação de clientela, que deverá prevalecer caso, no mesmo espaço físico, se encontrar um escritório de advogado e um outro de diferente actividade.

 

Assim, “e em regra, não são permitidas formas de organização regular entre advogados e profissionais de outras actividades, por porem em risco princípios ético-deontológicos basilares da advocacia. Com efeito, e ainda como regra, tal situação favoreceria a prática de procuradoria ilícita, com violação do disposto no art. 6º. da Lei nº. 49/2004, de24 de Agosto, colocaria em risco, quer a dignidade profissional e independência do advogado – arts. 88º. e 89º. EOA –, quer o segredo profissional a que o advogado está sujeito – art. 92º. EOA –, e propiciaria o aparecimento de situações de conflito de interesses – art. 99º. EOA –, bem como de angariação de clientela, pelo advogado, ou por interposta pessoa – art. 90º nº 2 al. h) EOA. [7]“

 

 

A título de exemplo, enquadrará situação em que a partilha de espaço entre um advogado e outro profissional liberal pode determinar a violação dos deveres acima referidos, a partilha, entre as duas actividades, de funcionária, documentação, telefone ou fax. De facto, nessa situação poderá entender-se que estará aberta a porta à ocorrência de situações de violação de segredo profissional por parte do Advogado, permitindo que terceiros acedam a informação confidencial abrangida por esse dever do advogado.^{[8] [9]} Para além disso, é também comum identificar-se a possibilidade da existência de angariação (ilegal) de clientela, atendendo a que o aludido circunstancialismo poderá propiciar que esta exista, contrariando proibição expressa dimanada do EOA.

 

Parece pois que, para afastar a impossibilidade de partilha de salas de escritório com outros profissionais, o advogado terá de criar condições para que se não sejam colocados em crise os seus deveres deontológicos, criando uma estrutura com autonomia e independência em relação aos demais profissionais que partilham o espaço.

 

Como o fazer?

 

Apesar do EOA não permitir responder directamente a esta questão e atendendo que ainda não existe regulamentação do Conselho Geral sobre a matéria, poderemos socorrer-nos, mais uma vez, da jurisprudência da Ordem dos Advogados, que em anteriores situações já se pronunciou sobre algumas regras de conduta a seguir pelos advogados em caso de partilha de um espaço com outros profissionais, como sejam (1) “identificar individualmente o seu escritório e não deverá utilizar tabuletas, siglas, papel timbrado ou quaisquer outros sinais de publicidade comuns com outros profissionais; (2) não “partilhar honorários com outros profissionais, nomeadamente por meio de “comissões” ou “percentagens” por angariação”; (3) As condições económicas da cedência de salas devem ser acordadas exclusivamente por via de quantias fixas a título de ocupação de espaço e de eventual partilha de custos de secretariado comum; (4) O advogado deverá, preferencialmente “manter recursos humanos e secretariado próprio” ou os recursos humanos comuns “devem ter formação adequada em matéria de sigilo profissional, seu alcance e conteúdo, e consequências da sua quebra”; (5) manter processamento, tratamento e arquivo de documentação e base de dados próprios, não podendo em nenhum caso existir acesso partilhado de documentação, quer no que respeita ao suporte físico quer ao suporte digital e informático; (6) “ o espaço físico ocupado pelo advogado, pelos seus serviços e pelo seu arquivo deve estar perfeitamente identificado e separado de outros profissionais”;[10]

 

 

Partindo dos critérios acima referidos, e enquadrando-os no caso concreto, parece-nos que a Requerente, partilhando apenas a entrada e a sala de espera de um escritório com uma clínica de medicina de trabalho, tendo autonomia total no que respeita à estruturação dos seus serviços, nomeadamente ao nível de separação de espaço, dos recursos humanos a ela afectos, arquivo, fax, telefone, e conquanto mantenha presente os deveres deontológicos a que se encontra vinculada pelo exercício da advocacia acima referidos, poderá partilhar o mesmo espaço físico com aquela outra entidade.

 

 

III –

Concluindo,  

 

I - O artigo 91º al. h) do Estatuto da Ordem dos Advogados estipula que constitui dever do advogado manter um domicílio profissional dotado de uma estrutura que assegure o cumprimento dos seus deveres deontológicos, nos termos de Regulamento a aprovar pelo Conselho Geral.

 

II – A partilha do mesmo espaço físico entre um advogado e outro profissional, deve obedecer a regras que assegurem o cumprimento dos deveres deontológicos, em especial os relacionados com a com a independência, angariação de clientela, e com a protecção do sigilo profissional.

 

III – Um advogado pode partilhar instalações físicas com uma clínica de medicina de trabalho, quando é apenas comum a sala de espera e a entrada, enquanto mantiver as regras que impliquem autonomia total no que respeita ao exercício da actividade de advocacia, nomeadamente sem partilha de recursos humanos, e sem possibilidade de acesso quer à informação do seu escritório e ao seu arquivo

 

É este o nosso parecer

 

Leiria, 20 de Abril de 2018

 

À sessão do Conselho Regional de Coimbra